Arge ve Proje Yönetim Sistemi

Projelerinizin Dijital Dönüşüm Merkezi

Günümüz iş dünyasında rekabet avantajı elde etmek, sadece iyi fikirlere sahip olmakla değil; bu fikirleri en verimli, en şeffaf ve en kontrol edilebilir şekilde hayata geçirmekle mümkündür. Özellikle Ar-Ge faaliyetleri yürüten, çoklu projeleri aynı anda yöneten, saha operasyonları olan veya müşteri odaklı hizmet veren firmalar için süreçlerin dijital ortamda entegre bir şekilde takip edilmesi bir lüks değil, zorunluluktur.

ARCA Ar-Ge ve Proje Yönetim Sistemi, işte bu zorunluluğu bir avantaja dönüştürmek için tasarlanmış; kapsamlı, modüler ve ölçeklenebilir bir kurumsal yazılım çözümüdür. Bu sistem, Ar-Ge projelerinden saha çalışmalarına, personel planlamasından maliyet analizlerine, müşteri ilişkilerinden raporlamaya kadar tüm kritik iş süreçlerinizi tek bir platform üzerinde birleştirir.

 

Bizim Farkımız Nedir? ARCA Yazılım Olarak Neyi Farklı Yapıyoruz?

Piyasada birçok proje yönetim aracı bulunmaktadır. Ancak ARCA Ar-Ge ve Proje Yönetim Sistemi’ni diğerlerinden ayıran temel farklılıklar şunlardır:

Ar-Ge Odaklı ve Mevzuata Uygun Yapı

  • Çoğu proje yönetim yazılımı genel iş takibi için tasarlanmıştır. Oysa biz, özellikle TÜBİTAK, KOSGEB, Teknopark ve diğer teşvik kurumlarının ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak geliştirme yaptık. Sistemimizde Ar-Ge projeleri ayrı bir ekranda filtrelenebilir, personellerin projelerdeki efor oranları (%), toplam çalışma günü ve saatleri otomatik hesaplanır. Bu sayede teşvik raporlamaları için gerekli veriler anında hazır olur.

 

Görev Bazlı Maliyet Girişi ve Otomatik Toplam Maliyet

  • Diğer sistemlerde genellikle proje bazlı toplam maliyet girilir. Oysa biz, her bir görev için personel, malzeme, dış hizmet, amortisman, genel gider, seyahat, vergi gibi 7 ayrı kalemde maliyet girişi yapılmasına imkan tanıyoruz. Sistem, bu görev maliyetlerini otomatik olarak toplar ve proje bazında “Kaynak Planlama” ekranında anlık olarak gösterir. Bu sayede maliyetlerin nereden kaynaklandığını en küçük birime kadar takip edebilirsiniz.

 

Saha Operasyonları ile Proje Yönetimini Birleştiren Tek Platform

  • Proje yönetimini saha çalışmalarıyla entegre eden nadir sistemlerden biriyiz. Saha Çalışmaları modülü ile kurulum, bakım, montaj, devreye alma gibi plan tiplerini, saha durumunu (devam ediyor/tamamlandı), sorumlu çalışanı, konumu ve garanti bilgilerini projelerle ilişkilendirerek takip edebilirsiniz. Bu, özellikle mühendislik ve saha hizmeti veren firmalar için büyük bir avantajdır.

 

Coğrafi Bilgi Sistemi Entegrasyonu (Harita Modülü)

  • Projelerinizin coğrafi dağılımını görmek, saha yoğunluğunu analiz etmek ve bölgesel planlama yapmak ister misiniz? Harita Sayfası ile Türkiye haritası üzerinde proje bulunan tüm şehirler farklı renklerle işaretlenir. Bu görsel yetenek, özellikle yaygın saha ağı olan firmalar için karar destek sistemidir.

 

Esnek Rol ve Yetkilendirme ile Çok Katmanlı Kullanıcı Yönetimi

  • Admin, Manager ve User rollerinin ötesinde, sistemdeki her bir kullanıcının aktivite giriş yapma yetkisini bile sürükle-bırak yöntemiyle belirleyebilirsiniz. Ayrıca kullanıcıların rollerini anlık olarak değiştirebilir, aktif/pasif hesapları filtreleyebilirsiniz. Bu esneklik, büyüyen firmaların değişen organizasyon yapılarına uyum sağlar.

 

Kurumsal Abonelik ve Çoklu Firma Yapısı

  • Sistem sadece tek bir firma için değil, kurumlar, abonelik planları, faturalar ve abonelik talepleri modülleri ile birden fazla kurumu veya şubeyi merkezi bir şekilde yönetmek isteyen yapılar için de idealdir. Her kurumun abonelik başlangıç-bitiş tarihi, ödediği tutar, ödeme durumu ve plan detayları ayrı ayrı takip edilir. Bu özellik, yazılımı kendi müşterilerine hizmet olarak sunmak isteyen iş ortakları için de kullanılabilir.

 

Raporlamada Derinlik ve Kişiselleştirme

  • Sistemde sadece standart raporlar yok. Ar-Ge Personel Doluluk Raporu gibi özgün bir raporla personellerin aylık bazda yüzde kaç dolu, yüzde kaç boş olduğunu görebilir; iş gücü planlamasını buna göre yapabilirsiniz. Ayrıca takvimden haritaya, günlük rapordan müşteri görüşmelerine kadar her modül, kendi içinde filtreleme ve Excel dışa aktarma desteği sunar.

 

Sistem Nasıl Çalışır?

 

Akış Diyagramı

 

Bu Sistemi Kullanan Firmalar Ne Gibi Avantajlara Sahip Olur?

Ar-Ge ve Proje Yönetim Sistemi’ni tercih eden firmalar aşağıdaki somut avantajları elde eder:

Operasyonel Verimlilikte Artış

  • Tüm proje, görev, personel ve müşteri verileri tek merkezde toplanır. Bilgi kirliliği ve veri dağınıklığı sona erer.
  • Excel tabloları, e-postalar, post-it notlar tarih olur. Herkes görevini sistem üzerinden görür ve günceller.
  • Günlük raporlar ve aktivite girişleri sayesinde neyin, kim tarafından, ne kadar sürede yapıldığı şeffaflaşır.

 

Maliyet Kontrolü ve Karlılık Artışı

  • Görev bazlı maliyet girişleri sayesinde hangi işin ne kadara mal olduğunu bilirsiniz.
  • Proje bazında otomatik toplanan maliyetler (personel, malzeme, seyahat vb.) ile bütçe sapmalarını anlık fark edersiniz.
  • Amortismanlar ve ekipman giderleri gibi göz ardı edilen kalemler bile takip edilir, böylece gerçek maliyetinizi görürsünüz.

 

Zaman Yönetimi ve Teslimat Başarısı

  • Takvim sayfasında bar grafikleri ile projelerin zaman çizelgesini görür; günlük, aylık, yıllık filtreleme yaparsınız.
  • Görevlerde planlanan başlangıç/bitiş ile gerçekleşen tarihler karşılaştırılır, gecikmeler erken tespit edilir.
  • Personel doluluk raporu ile kimin ne zaman yoğun olduğunu görerek kaynakları dengeli dağıtırsınız.

 

Rekabet Avantajı ve Kurumsal İtibar

  • Müşteri görüşmeleri modülünde alınan kararlar, verilen destekler ve revizyonlar kayıt altındadır. Bu sayede müşteriye hızlı ve tutarlı geri dönüş yaparsınız.
  • Projelerin durumu (teklif aşamasından sevkiyata kadar) şeffaf olduğu için müşteri güveni artar.
  • Ar-Ge raporlarını teşvik kurumlarına eksiksiz sunabilmek, finansal desteklerden daha fazla yararlanmanızı sağlar.

 

Karar Alma Mekanizmasının Güçlenmesi

  • Anasayfa’da yer alan “Beklenen Dönemsel Yoğunluk” grafiği ve görev durum grafikleri (yeni, başladı, devam ediyor) ile yöneticiler anlık durumu görür.
  • Proje raporu sayfasındaki kartlarda tamamlanma oranları net olduğu için hangi projeye müdahale edilmesi gerektiği hemen anlaşılır.
  • Harita ve saha çalışmaları verileri ile bölgesel stratejiler geliştirebilirsiniz.

 

Dijital Güvenlik ve Uyumluluk

  • Rol bazlı erişim ile her kullanıcı sadece kendi yetkisi dahilindeki verileri görür.
  • Çalışan, müşteri ve kurum verileri merkezi bir veritabanında tutulur, yetkisiz erişim engellenir.
  • Abonelik ve fatura modülleri sayesinde ticari süreçleriniz de yasal kayıt altındadır.

 

Kimler Bu Sistemi Kullanmalı?

Ar-Ge ve Proje Yönetim Sistemi, farklı sektörlerden ve büyüklüklerden birçok kurumun ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde tasarlanmıştır.

İşte bu sistemin özellikle kimler için ideal olduğu:

Ar-Ge Merkezleri ve Departmanları

  •  Proje bazlı teşvik raporlaması (TÜBİTAK, KOSGEB vb.), personel efor takibi ve maliyet dağılımı yapmak isteyen tüm Ar-Ge ekipleri.

 

Mühendislik ve Proje Yönetim Firmaları

  •  Aynı anda birden fazla projeyi takip etmek, görev atamalarını yönetmek, kaynak planlaması yapmak ve saha operasyonlarını projelerle entegre etmek isteyen firmalar.

 

Saha Operasyonu Yürüten İşletmeler

  •  Kurulum, bakım, montaj, devreye alma gibi saha çalışmaları olan; bu çalışmaların durumunu, garantisini, konumunu ve sorumlu personelini takip etmesi gereken firmalar.

 

Teknoloji Geliştirme Bölgeleri (Teknopark) Firmaları

  •  Ar-Ge ağırlıklı proje yapısına sahip, teşvik mevzuatına uyumlu raporlamaya ihtiyaç duyan ve personel doluluk oranlarını aylık bazda görmek isteyen firmalar.

 

KOBİ’ler ve Büyük Ölçekli Kurumlar

  •  Dijital dönüşüm yolculuğunda süreçlerini standardize etmek, tüm proje ve görev verilerini merkezi bir platformda toplamak isteyen her ölçekteki kurum.

 

Danışmanlık ve Dış Kaynak Kullanan Firmalar

  • Müşteri görüşmelerini kayıt altına almak, aktivite girişleriyle zaman takibi yapmak ve görev bazlı maliyet hesaplamak isteyen danışmanlık şirketleri.

 

Kurumlara Çözüm Sunan Yazılım Ortakları

  • Birden fazla kurumu veya şubeyi merkezi olarak yönetmek, abonelik planları, fatura ve talep süreçlerini takip etmek isteyen SaaS tabanlı hizmet sağlayıcıları.

 

Kamu Kurumları ve Üniversiteler

  • Proje tabanlı çalışan, Ar-Ge faaliyetleri yürüten veya dış paydaşlarıyla proje takibi yapması gereken kamu kurumları ile üniversite araştırma merkezleri.

Modüllerin Gücü: Hangi İhtiyaca Hangi Çözüm?

Sistemin her bir modülü, belirli bir iş sürecini dijitalleştirmek ve optimize etmek için özenle tasarlanmıştır. İşte size özel çözüm sunan başlıca modüllerimiz:

Anasayfa Paneli

  •  Giriş yapan her kullanıcı (Admin, Manager, User) için toplam istatistikler, atanan görevler, yoğunluk grafiği ve görev durum grafikleri sunar. Herkes kendi iş yükünü tek ekranda görür.

Projeler / Ar-Ge Projeleri

  •  Tüm projelerin listelenmesi, arama/filtreleme, proje durumu (tamamlandı, beklemede, onaylandı, red, teklif, sözleşme, devreye alma, sevkiyat) takibi, bitiş oranı ve belge yönetimi sağlar. Ar-Ge projeleri ayrı bir sekmede filtrelenir.

Kaynak Planlama (Maliyet)

  • 7 farklı kategoride (Personel, İlk Madde ve Malzeme, Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler, Amortismanlar ve Ekipman, Genel Giderler, Seyahat ve Eğitim, Vergi Resim ve Harçlar) görev bazlı maliyet girişi yapılır. Sistem otomatik olarak toplam proje maliyetini hesaplar. Hangi görevin ne kadara mal olduğunu en küçük birime kadar bilirsiniz.

Görevler / Görevlerim

  • Görevler sayfası, personele atanan tüm görevlerin listesini sunar; departman, proje, görev durumu ve tamamlanma durumuna göre filtreleme yapılabilir. Görevlerim sayfası ise sadece giriş yapan kullanıcının kendisine atanmış görevlerini, planlanan ve gerçekleşen tarihleri, ilerleme açıklamalarını ve tamamlanma oranını gösterir.

Proje Raporu

  • Her proje ayrı bir kartta görüntülenir. Kartta proje numarası, proje adı, müşteri adı, başlangıç ve bitiş tarihi ile tamamlanma oranı yer alır. Yöneticiler, projelerin genel durumunu hızlıca analiz eder.

Günlük Rapor

  • Takvim entegrasyonu ile günlük yapılan işlerin raporlanmasını sağlar. Hangi tarihte, hangi proje için rapor girilip girilmediği takip edilir. Kullanıcılar ne yaptıklarını günlük olarak kaydeder.

Ar-Ge Raporu

  • Personel bazlı toplam çalışma günü, toplam saat, projelerde yer alma toplam oranı ve toplam maliyet bilgilerini gösterir. Personel adının yanındaki açılır butonla, o kişinin hangi projelerde yer aldığı, başlangıç-bitiş tarihi, gün, saat, oran ve proje bazlı maliyet detaylarına inilir.

Ar-Ge Personel Doluluk Raporu

  • Aylık bazda personellerin yüzde kaçının projelerle dolu, yüzde kaçının boş olduğunu listeler. Kapasite planlamasının olmazsa olmazıdır.

Müşteri Görüşmeleri

  • Görüşme tarihi, müşteri adı, proje kodu, görüşülen kişi ve iletişimi, görüşen kişi, görüşme konusu, süresi, verilen destekler ve alınan kararlar, revizyon olarak projeye işlenip işlenmediği, notlar ve sonuçlandı mı bilgilerini kayıt altına alır. Kurumsal hafıza oluşturur.

Aktiviteler

  • Kullanıcıların günlük iş girişlerini (tarih, kullanıcı, proje, yapılan iş, süre) yapmasını sağlar. Yöneticiler, “Kullanıcılar” butonu ile açılan ekranda sürükle-bırak yöntemiyle kimlerin aktivite girişi yapabileceğini belirler.

Takvim

  • Projeleri bar grafiği şeklinde takvim üzerinde gösterir. Günlük, aylık ve yıllık filtreleme seçenekleri vardır. Veriler Excel olarak indirilebilir.

Harita

  • Türkiye haritası üzerinde proje bulunan şehirleri farklı renklerle işaretler. Coğrafi analiz ve saha yoğunluğu değerlendirmesi yapılmasını sağlar.

Departmanlar / Kullanıcılar / Çalışanlar

  • Departman listesi yönetimi (ekleme, silme, güncelleme). Kullanıcılar sayfasında isim, e-posta, rol bilgileri, rol değiştirme, güncelleme, silme ve aktif/pasif filtreleme. Çalışanlar sayfasında isim, unvan, departman, personel türü, e-posta, kayıt no, TC, cinsiyet bilgileri ile güncelleme, silme, aktif/pasif filtreleme ve çalışan ekleme.

Müşteriler

  • Müşteri listesi; isim, ünvan, müşteri tipi, konumu, sorumlu personel ve iletişim bilgileri, sözleşme var mı gibi CRM bilgilerini içerir. Müşteri ekleme, güncelleme ve silme işlemleri yapılır.

Kurumlar / Abonelik Planları / Faturalar

  • Kurum bazlı abonelik takibi (kurum adı, kod, iletişim, adres, yetkili, abonelik planı, başlangıç-bitiş tarihi, ödenen tutar, ödeme durumu). Abonelik planları sayfasında plan adı, açıklama, aylık/yıllık fiyat, max kullanıcı, süre gibi bilgiler. Faturalar sayfasında fatura no, tarih, vade, tutar, KDV, toplam, durum, ödeme tarihi. Tüm bu modüller ticari süreçlerin yasal ve düzenli kaydını tutar.

Saha Çalışmaları

  • Proje adı, plan tipi (bakım, montaj, kurulum, devreye alma), saha durumu (devam ediyor, tamamlandı), sorumlu çalışan, konum, garanti var mı, tarih bilgilerini içerir. Bilgiler, detaylar, güncelleme ve sil butonları ile saha ile masaüstü entegrasyonu sağlanır.

Şablonlar

  • Tekrarlayan iş süreçleri için şablon adı, açıklama ve şablon taslağı oluşturulmasına imkan tanır. Zaman kazandırır ve standardizasyon sağlar.

Bildirimler

  • Çalışan adı, bildirim mesajı ve tarih bilgileriyle sistem içi anlık bilgilendirme yapılır.

Profil Sayfası

  • Kullanıcı adı, soyadı, e-posta, şifre değiştirme imkanı. Eğer bir çalışansa çalışan bilgileri. Ayrıca kurum çalışanı veya sahibi ise abonelik durumu (abonelik süresi, plan adı, kalan süre, başlangıç ve bitiş tarihi, ödenen tutar, ödeme durumu, otomatik yenileme bilgileri) detaylı olarak gösterilir.

 

Uçtan Uca Operasyonel Güç

Neden ARCA Ar-Ge ve Proje Yönetim Sistemi?

Projeleriniz büyüdükçe, takip edilmesi gereken detaylar katlanarak artar. Kağıt üzerinde veya dağınık dijital dosyalarla bu süreçleri yönetmek, hem zaman kaybına hem de maliyet hatalarına yol açar. Ar-Ge ve Proje Yönetim Sistemi, bu karmaşayı düzene sokar; size ve ekibinize şeffaflık, kontrol, verimlilik ve stratejik karar alma gücü kazandırır.

ARCA Yazılım olarak farkımız: Sadece bir yazılım sunmuyoruz. Sizin iş süreçlerinizi anlayan, Ar-Ge mevzuatına hakim, saha operasyonlarını bilen ve kurumsal abonelik yapılarını destekleyen bir çözüm ortağıyız. Sistemimiz, ihtiyaçlarınıza göre modüller ekleyerek büyüyen, size özel hale getirilebilen bir altyapıya sahiptir.

Bu sistemi kullandığınızda: Projeleriniz daha az hatayla, daha düşük maliyetle, daha yüksek müşteri memnuniyetiyle ve tam zamanında tamamlanır. Ar-Ge teşviklerinden maksimum fayda sağlar, personelinizin kapasitesini en verimli şekilde kullanır ve tüm operasyonlarınızı tek bir ekrandan yönetmenin rahatlığını yaşarsınız.

 

Ar-Ge ve Proje Yönetim Sistemi – Projelerinizi geleceğe taşıyın.

ARCA Yazılım – Dijital dönüşümünüzün stratejik ortağı.